Le numérique de la ville ne devrait pas tenir dans une seule tête.
Michel est le copilote TI et gouvernance numérique de votre municipalité. Il écrit ce que personne n'a le temps d'écrire : la procédure d'une intervention, les causes derrière les demandes qui reviennent, les accès qui traînent, les renouvellements qui se signent par le silence. Il prépare, vous exécutez. Aucun accès ne change de sa main.
Sourcé · Opéré depuis Montréal · Vous gardez la décision
Michel, montre-moi le mois de support qui vient de se fermer.
142 demandes fermées, 61 sur trois motifs :
Les garanties d'un module Eva
Sourcé
Chaque réponse cite la loi, l'article et la date.
Hébergé au Québec
Vos données restent en territoire québécois, pensées pour la Loi 25.
Vous décidez
L'assistant prépare, l'humain approuve et signe.
Touchez-le maintenant, pas après la démo.
Voici l'écran que Michel ouvre pendant la conversation : la file du mois arrêtée au 27 août, 142 demandes fermées, et les trois motifs qui en portent 61 à eux seuls, pour 19 h 10 de traitement. Basculez de « par jour » à « par heure », changez la largeur de la fenêtre, et regardez les 31 comptes bloqués se serrer sur une seule semaine pendant que les 18 appels d'impression restent étalés sur tout le mois. Trois motifs, trois formes, trois corrections différentes. L'onglet Accès porte son compte de 11 : c'est le logiciel, pas une image.
La conversation place l'écran, et l'écran le dit : le bandeau nomme la vue posée par Michel et permet d'y revenir quand vous êtes allé voir ailleurs. Les demandes, les comptes et le parc sont des données de démonstration : une file de support et un registre d'accès ne sortent jamais de l'hôtel de ville.
Ce qui use une équipe TI municipale.
Aucun de ces irritants n'a l'air urgent le lundi matin. Chacun devient un risque organisationnel le jour où quelqu'un part, où un service tombe, ou où un incident doit être déclaré.
Une seule personne sait comment tout fonctionne.
Dépendance excessive à une personne clé
Ce qu'elle sait finit écrit : les interventions passées, la marche à suivre pour les refaire et la raison derrière chaque réglage. Michel met en forme ce qu'elle raconte ; il n'invente pas ce qu'elle ne dit pas.
Les systèmes ne sont documentés nulle part.
Faible capacité de reprise après incident
Michel rédige le plan de relève et la procédure d'une intervention à partir de ce que l'équipe lui raconte, et nomme les systèmes sur lesquels rien n'est écrit plutôt que d'inventer ce qu'il ignore.
Un seul clic sur le mauvais courriel, et la ville s'arrête.
Cyberattaque ou rançongiciel
Michel n'arrête pas un rançongiciel : aucun logiciel de préparation ne le fait. Ce qu'il tient prêt, c'est ce qui manque toujours le jour de l'incident : la revue des accès à privilèges, le plan de relève et la communication à sortir.
Les renseignements personnels traînent dans des partages ouverts.
Perte ou fuite de données sensibles
La revue des accès dit qui peut lire quoi, service par service, et remonte les comptes sans titulaire et les permissions qui dépassent le rôle inscrit à la fiche.
Chaque service a acheté son propre logiciel.
Données dispersées ou non fiables
Michel ne vient pas s'ajouter à la pile. Il travaille sur les registres que vous lui rendez disponibles, la file des demandes, les accès, les licences, et les met en regard dans un seul écran. Ce qui manque à un registre, il le nomme au lieu de le combler.
Les accès s'accumulent au fil des années.
Accès non autorisés ou mal configurés
Les comptes sans titulaire et les permissions qui dépassent le rôle inscrit à la fiche sont remontés, nommément, pour la revue.
Personne ne sait vraiment ce que la ville paie en logiciels.
Coûts technologiques mal maîtrisés
Le registre des licences et la date qui compte vraiment : celle de l'avis, pas celle de l'échéance. Une reconduction tacite se signe par le silence.
La sauvegarde tourne, mais personne ne l'a jamais restaurée.
Interruption de services essentiels
La dernière épreuve de restauration, datée, système par système. Une copie jamais restaurée n'est pas une sauvegarde.
Quatre autres usent la même équipe : le vieillissement des équipements, la pénurie de ressources spécialisées, la dépendance aux fournisseurs externes et la difficulté à prioriser les projets numériques. Aucun logiciel ne les efface. Ce que Michel change, c'est qu'ils soient écrits et datés avant de devenir des décisions prises dans l'urgence.
Huit fonctions, une seule colonne vertébrale.
Les TI ne sont pas un service parmi d'autres : chaque service municipal dépend d'outils fiables, d'accès bien tenus et de données protégées.
- Sécurité
- Continuité
- Intégration
- Simplicité
Support aux utilisateurs
L'employé pose sa question à Michel avant d'ouvrir un billet, et repart avec la procédure interne plutôt qu'avec un numéro de suivi. Ce qui atteint quand même la file, Michel le regroupe par motif réel, pas par catégorie choisie à l'ouverture.
Accès et identités
Arrivées, départs, changements de rôle. La liste des accès à ouvrir ou à fermer est reconstituée depuis le rôle, le service et les outils, plutôt que depuis le souvenir de la dernière fois.
Cybersécurité opérationnelle
C'est le périmètre du service ; ce que Michel y tient est plus étroit et il vaut mieux le dire : la revue des accès à privilèges, les comptes restés ouverts après un départ, les permissions qui dépassent le rôle, et la matière du rapport de conformité. Les alertes, les correctifs et les vulnérabilités restent dans vos outils de surveillance : Michel ne les lit pas.
Infrastructures numériques
Serveurs, postes, équipements et hébergement, avec la date à laquelle le fabricant cesse de les soutenir. C'est la section « Infrastructure » du poste de travail : elle est ouverte, elle annonce ce qu'elle portera, et elle porte la mention « en développement ».
Logiciels, licences et fournisseurs
Le registre des licences, des contrats et des abonnements, et surtout la date d'avis : une reconduction tacite s'engage 30 jours avant l'échéance, sans que personne ait rien signé.
Intégrations, API et interopérabilité
Michel ne se branche pas de lui-même à vos logiciels métiers. Il lit les registres que vous lui rendez disponibles, la file des demandes, les accès, les licences, vos politiques internes, et il nomme celui qui manque plutôt que de le deviner. Ce qui parle à quoi et ce qui se ressaisit deux fois à la main est annoncé dans la section « Données et services en ligne » du poste de travail, sous la mention « en développement ».
Gouvernance des données
Où vivent les renseignements personnels, qui peut les lire, combien de temps on les garde. Michel prépare le rapport de conformité et la matière du registre des incidents de confidentialité ; la qualification d'un incident reste à votre personne responsable.
Continuité numérique et relève
Le plan de relève et de continuité des services essentiels : qui prend le relais, dans quel ordre on remonte, et ce qu'on aura besoin de savoir sans la personne qui le sait. La question n'est pas si la copie de sauvegarde existe, c'est si on l'a déjà restaurée.
Ce qui est jouable aujourd'hui, de bout en bout
- Demandes de support
- Comptes et accès
- Parc et licences
Les trois écrans que vous venez d'explorer plus haut, avec leurs gestes réels.
Poser vos questions dans la démonstrationCe qui est ouvert et annoncé, sous la mention « en développement »
Chacune de ces sections s'ouvre dans le poste de travail et dit, en toutes lettres, ce qu'elle portera. Nous préférons que vous le voyiez avant la démonstration plutôt qu'après la signature.
Posez la question à vos systèmes.
Michel interroge la file des demandes, le registre des accès, celui des licences et vos politiques internes comme vous le diriez à voix haute, puis répond avec les récurrences, les écarts et la source de chaque constat. Les six réponses ci-dessous sont celles de la démonstration que vous venez d'explorer, sur son jeu de données de démonstration.
Quels incidents reviennent le plus souvent ce mois-ci?
Les comptes bloqués, ça vient d'où?
Quels comptes n'ont plus de titulaire, et quelles permissions dépassent le rôle?
Quelles licences arrivent à échéance dans les 60 jours?
Combien de temps nous coûtent les demandes qui reviennent?
Qu'est-ce qui se corrige à la source plutôt qu'au cas par cas?
La colonne vertébrale numérique de la ville.
Un module de plus dans la pile, c'est un silo de plus. Celui-ci relie ce que la municipalité possède déjà : sa file de demandes, ses accès, ses licences, ses politiques.
Données mieux gouvernées
La revue du 30 juin a laissé 11 accès à corriger : 4 comptes encore actifs après un départ, le plus ancien remontant au 12 février, et 7 permissions qui dépassent le rôle inscrit à la fiche. La personne responsable de la protection des renseignements personnels reçoit la liste nominative, pas une impression.
Employés mieux soutenus
Sur les 142 demandes fermées du mois, 31 sont des comptes bloqués à la connexion. Vingt-cinq d'entre elles s'évitaient à la source : 7 h 30 rendues à l'équipe TI, et autant d'employés des travaux publics, du greffe ou des loisirs qui n'ont pas commencé leur journée devant un écran de connexion.
Coûts mieux maîtrisés
Cinq licences échoient dans les 60 jours, 41 300 $. Trois se reconduisent d'elles-mêmes si personne n'écrit 30 jours avant l'échéance : la première fenêtre de décision se referme le 15 septembre. Cette date n'est écrite nulle part dans le registre ; le service des finances la reçoit calculée.
Des décisions plutôt que des dépannages
Trois motifs portent 61 des 142 demandes du mois et 19 h 10 de traitement. Comptés par la catégorie choisie à l'ouverture, ils restent invisibles. Groupés par motif réel, deux des trois se règlent par une décision de la direction générale : un article de politique, et quatre comptes à fermer.
Vous demandez. Michel prépare. Vous exécutez.
Vous demandez
En français, comme vous le diriez à la personne des TI.
Michel prépare
Sur la file des demandes, les registres d'accès et de licences, et vos politiques internes. Chaque constat tracé à sa source, et ce qui manque est dit plutôt que comblé.
Vous exécutez
Ouvrir un accès, le fermer, appliquer un correctif, signer un renouvellement : ces gestes restent les vôtres, dans vos systèmes officiels.
Le jour, la semaine, le mois, l'année.
Michel connaît ces quatre cadences parce qu'elles sont celles du métier. Il rappelle ce qui vient, prépare ce qui se prépare, et vous laisse ce qui se décide.
Chaque jour
- Demandes de support à traiter
- Accès à créer, modifier ou retirer
- Alertes des systèmes à trier
- Incidents en cours à suivre
- Sauvegardes critiques à vérifier
Chaque semaine
- Revue des demandes qui reviennent
- Correctifs et mises à jour en attente
- Validation des accès sensibles
- Coordination avec les fournisseurs
- Suivi des projets numériques en cours
Chaque mois
- Rapport d'incidents et de niveaux de service
- Revue des licences, contrats et abonnements
- Contrôle des accès utilisateurs
- Épreuve ciblée de restauration
- Mise à jour de l'inventaire numérique
Chaque année
- Plan directeur numérique municipal
- Budget TI et plan d'investissement
- Audit de sécurité et de conformité
- Plan de relève et de continuité
- Bilan de maturité numérique par service
Ce que le métier mesure au premier bilan
Douze indicateurs, ceux qu'un conseil demande au premier bilan. Michel en prépare la matière pour ceux qui se lisent dans les registres que vous lui rendez disponibles : les demandes résolues dans les délais, les incidents qui reviennent, la part des accès révisés, le respect du budget TI. Les autres, la disponibilité des systèmes, le temps de rétablissement, les vulnérabilités corrigées, le taux d'utilisation des outils et la maturité par service, se mesurent dans vos propres outils de surveillance et vos bilans : Michel ne les produit pas.
Ce qui revient, revient tout seul.
Michel enchaîne des étapes vérifiables et s'arrête sur votre validation avant toute exécution. Le pas surligné, c'est vous.
Arrivée ou départ d'un employé
« arrivée ou départ »Priorisation des demandes de support
« demandes de support »Revue des accès sensibles
« revue des accès »Licences à échéance dans 60 jours
« renouvellements »Michel n'a pas les clés, et vos données ne sortent pas.
Ce que Michel ne fait pas
- Michel ne crée, ne modifie et ne révoque aucun accès. Il prépare la liste nominative ; c'est l'équipe TI autorisée qui exécute dans les systèmes officiels.
- Il n'applique aucun correctif, ne change aucune configuration et ne redémarre rien. Il ne surveille pas non plus vos alertes de sécurité : la veille des vulnérabilités et des correctifs reste dans vos propres outils.
- Il ne qualifie pas un incident de confidentialité à votre place. L'évaluation du risque de préjudice sérieux et l'avis à la Commission d'accès à l'information restent une décision de la municipalité.
- Il ne comble pas un trou de données. Quand une information manque au registre ou à l'inventaire, il le dit au lieu de l'inventer.
- Il ne remplace ni votre équipe TI ni vos fournisseurs. Il leur enlève la partie du travail qui consiste à retrouver l'information.
Où vivent vos données
- Opérée depuis Montréal
Vos journaux d'accès, votre inventaire et vos registres sont parmi les données les plus sensibles de la municipalité. Ils restent en territoire québécois.
- Pensée pour la Loi 25
Depuis le 22 septembre 2022, un organisme public doit tenir un registre des incidents de confidentialité et aviser la Commission d'accès à l'information ainsi que les personnes concernées lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux. Michel prépare la matière de ce registre.
- Rien ne circule d'une ville à l'autre
Vos données ne servent jamais à une autre municipalité, ni d'une conversation à l'autre. Vos contrôles d'accès s'appliquent à Michel comme à un employé.
Quatre moments où Michel change la donne.
Le départ sans accès oublié
La revue des accès du 30 juin relève quatre comptes encore actifs sans titulaire, dont les départs remontent au 12 février, au 3 avril, au 27 mai et au 6 juin. Deux mois plus tard, trois d'entre eux déclenchent encore des demandes de support. Michel remonte la liste nominative, avec les sept comptes dont les permissions dépassent le rôle inscrit à la fiche : onze accès à corriger. L'équipe TI autorisée exécute dans les systèmes officiels, à partir d'une liste plutôt que de mémoire.
L'incident récurrent enfin vu
Cent quarante-deux demandes fermées dans le mois, et personne n'a le temps de les relire. Michel les regroupe par motif réel plutôt que par la catégorie choisie à l'ouverture : trois motifs portent 61 demandes et 19 h 10 de traitement. Le plus lourd, les comptes bloqués, ne se disperse pas dans le mois, il tombe en grappe la semaine du renouvellement obligatoire des mots de passe. Ce n'est pas un incident technique, c'est un article de politique à modifier.
Le billet qui n'a jamais été ouvert
Une employée des loisirs doit transmettre une liste d'inscriptions à un organisme partenaire et ne sait pas ce que la ville permet. Plutôt que d'ouvrir un billet et d'attendre trois jours, elle demande à Michel, qui répond à partir des politiques internes et lui dit à quel moment l'autorisation d'une personne est requise. La demande n'atteint jamais la file, et l'employée n'a pas contourné la règle faute de la trouver.
La reconduction signée par le silence
Cinq licences échoient dans les 60 prochains jours, 41 300 $ au total. Trois se reconduisent d'elles-mêmes si personne n'envoie d'avis 30 jours avant l'échéance : la date qui compte n'est écrite nulle part dans le registre, elle se calcule contrat par contrat. Michel la calcule, montre ce qui reste décidable au fil des semaines, et dit combien de dollars sont déjà engagés si la décision se prend plus tard. C'est ce qu'une équipe apprend chaque année après coup, jamais avant.
Les TI touchent tous les services.
Les arrivées et les départs viennent des ressources humaines, les budgets et les contrats des finances, la conservation des documents du greffe, la continuité de la sécurité civile. Michel relie ces conversations sans jamais se substituer au jugement de l'équipe TI.
En lien direct avec
Direction générale
Priorités numériques, risques, gouvernance et investissements.
Finances
Budgets TI, contrats, licences, renouvellements et coûts récurrents.
Greffe
Gestion documentaire, conservation, accès à l'information et conformité.
Ressources humaines
Arrivées, départs, changements de rôles, formations et accès employés.
Communications et service citoyen
Portail citoyen, demandes en ligne, diffusion d'information et expérience utilisateur.
Sécurité civile et incendie
Continuité des opérations, cyberincident, panne majeure et relève numérique.
Fournisseurs et partenaires externes
Hébergement, logiciels métiers, cybersécurité, téléphonie, soutien technique.
Tous les services municipaux
Support, données, outils, automatisations et amélioration continue.
Une seule adresse pour toute la vie numérique de la municipalité.
- Michel, montre-moi les demandes de support en cours par priorité.
- Quels incidents reviennent le plus souvent ce mois-ci?
- Comment est-ce que je partage ce fichier avec un organisme externe, sans sortir des règles?
- Prépare la fiche d'accès pour l'arrivée d'un nouvel employé aux travaux publics.
- Quels accès faut-il retirer pour le départ de cette semaine?
- Quelles licences arrivent à échéance dans les 60 prochains jours?
- Lesquelles se reconduisent d'elles-mêmes si personne n'envoie d'avis?
- Repère les comptes sans titulaire et les permissions hors rôle.
- Prépare un rapport d'incidents et de niveaux de service pour la direction.
- Prépare la revue des accès du service des finances.
- Prépare la matière du registre des incidents de confidentialité.
- Rédige le plan de relève si la personne qui connaît nos systèmes n'est pas là.
- Quels outils numériques sont les moins utilisés par les employés?
- Analyse les coûts récurrents des logiciels et abonnements.
- Quels services ont le plus de demandes non résolues?
- Documente cette intervention pour que quelqu'un d'autre puisse la refaire.
- Sur quels systèmes n'avons-nous rien d'écrit?
- Prépare une note au conseil sur le plan directeur numérique.
- Prépare un rapport de conformité à la Loi 25 pour la direction.
Ce que les équipes TI nous demandent.
Les TI et la gouvernance numérique font partie des 14 modules municipaux d'Eva.
Voyez Eva sur un de vos dossiers
30 minutes. On vous montre Eva sur un vrai dossier de votre municipalité. Vous repartez avec un plan, pas une brochure.