Moins d'administration. Plus d'accompagnement humain.
Mia est la copilote RH de votre municipalité. Elle relie postes, dossiers, absences, formations, politiques et indicateurs de mobilisation, et signale les risques humains avant qu'ils deviennent critiques. Elle prépare, vous décidez.
Confidentiel · Opéré depuis Montréal · Vous gardez la décision
Mia, quels services présentent les plus grands risques RH ce mois-ci?
Deux services sortent du lot. Voici le portrait :
Les garanties d'un module Eva
Sourcé
Chaque réponse cite la loi, l'article et la date.
Hébergé au Québec
Vos données restent en territoire québécois, pensées pour la Loi 25.
Vous décidez
L'assistant prépare, l'humain approuve et signe.
Ouvrez l'écran maintenant, pas après la démo.
Voici ce que Mia ouvre quand on lui demande quels services sont en surcharge. Postes vacants, heures supplémentaires et absences sont posés sur une même ligne de référence, service par service : aux travaux publics les trois signaux montent ensemble, aux loisirs et à la culture deux sur trois. Déplacez le seuil et lisez jusqu'où le constat tient, ouvrez un service et voyez ce que son équipe absorbe. C'est le logiciel, pas une image.
Municipalité et données de démonstration. Un registre du personnel n'est jamais public : ce sont des renseignements personnels. Les chiffres sont fabriqués, mais cohérents d'un écran à l'autre.
Vous soutenez toute l'organisation. Qui vous soutient ?
Les attentes montent, la main-d'oeuvre se raréfie et l'information RH vit dans huit endroits différents : système RH, dossiers employés, paie, sondages, courriels, formations, conventions et politiques internes. Le travail humain finit par passer après le travail administratif.
Je veux soutenir les employés, mais je suis absorbé par l'administration.
Dossiers, absences, formations et paie vivent dans des endroits différents. Le temps passe en recopiage plutôt qu'en accompagnement.
Je dois recruter rapidement, mais les candidats sont rares.
Le poste reste ouvert des mois, l'équipe en place absorbe la charge, et la surcharge finit par produire un deuxième départ.
Nous avons des signes de fatigue dans l'organisation, mais peu de données consolidées.
Les signaux existent (absences, heures supplémentaires, roulement), mais séparés, personne ne les voit converger sur un même service.
Un départ d'employé clé peut faire perdre une mémoire importante.
Ce que la personne savait du dossier, du fournisseur, de l'historique repart avec elle si rien n'a été transmis avant son dernier jour.
Les gestionnaires ont besoin d'aide, mais les RH ne peuvent pas être partout.
La première ligne improvise ses suivis, ses rencontres et ses rappels de politique, et l'écart de traitement se creuse d'un service à l'autre.
Je dois être équitable, cohérent et conforme dans chaque dossier.
Sans trace commune, deux dossiers semblables se règlent différemment, et c'est exactement ce qu'un grief vient chercher.
Et pendant ce temps
- Rareté de main-d'oeuvre
- Délais de dotation
- Roulement du personnel
- Surcharge des équipes
- Dossiers RH dispersés
- Besoins de formation croissants
- Absences et congés
- Application des politiques
- Climat à surveiller
- Accompagnement du changement
Si rien ne change, la facture ne reste pas au service des RH : postes vacants trop longtemps, surcharge, absentéisme, mémoire du poste qui part avec la personne, et au bout de la chaîne, un service au citoyen moins stable. Le risque majeur n'est pas seulement interne : il touche la capacité de la municipalité à livrer ses services essentiels avec stabilité, compétence et humanité.
Un système RH conserve. Mia relie.
Posez la question comme vous la diriez à voix haute. Mia croise vos postes, absences, formations, départs et sondages, puis répond en reliant la donnée humaine au risque organisationnel et à la qualité du service.
Quels services présentent un risque élevé de surcharge?
Quels postes prennent le plus de temps à pourvoir?
Où se perdent nos délais de dotation?
Quelles attestations viennent à échéance d'ici la fin de l'année?
Le déneigement de nuit reste-t-il couvert cet automne?
Fais-moi le portrait des effectifs par service.
Une seule adresse, du recrutement au bilan de formation.
- Montre-moi les postes vacants par service et par niveau de priorité.
- Prépare une description de poste pour un technicien en urbanisme.
- Quels employés doivent renouveler une formation obligatoire cette année?
- Résume les indicateurs RH du mois pour la direction générale.
- Quels services présentent un risque élevé de surcharge?
- Prépare un plan d'intégration de 90 jours pour un nouvel employé.
- Analyse les raisons de départ des employés des deux dernières années.
- Prépare une grille d'entrevue pour un poste de coordonnateur aux loisirs.
- Quels postes prennent le plus de temps à pourvoir?
- Fais-moi un portrait du taux d'absentéisme par département.
- Recommande des formations pour renforcer les compétences numériques des gestionnaires.
- Prépare une communication interne sur la mise à jour d'une politique RH.
- Quels employés n'ont pas eu de suivi de performance cette année?
- Résume les résultats du dernier sondage de mobilisation.
- Identifie les risques liés au roulement dans les postes clés.
- Prépare un tableau de bord RH pour le comité de direction.
- Quels besoins de main-d'oeuvre anticiper pour les 12 prochains mois?
- Prépare une liste de suivis pour les nouveaux employés en intégration.
- Quels indicateurs suggèrent une baisse du climat organisationnel?
- Génère le bilan annuel de formation et développement des compétences.
De l'administration du personnel à la mobilisation.
Dotation et recrutement
Descriptions de poste, grilles d'entrevue, suivi des candidatures et délai moyen de dotation par service, avec les postes critiques signalés avant qu'ils bloquent une équipe.
Accueil et intégration
Plan d'accueil, accès à ouvrir, documents à remettre, formations initiales et suivis à 30, 60 et 90 jours. Le gestionnaire n'improvise plus la première semaine.
Formation et compétences
Secourisme, signalisation, espace clos, eau potable, chariot élévateur : les attestations suivies par affectation et non par personne, pour voir l'affectation qui passe sous le nombre de personnes qualifiées qu'elle exige. Puis les écarts par service, le plan de formation annuel et son bilan.
Climat, rétention et risques
Sondages, roulement, absentéisme et heures supplémentaires croisés service par service, pour voir la pression monter pendant qu'on peut encore agir.
Administration du personnel
Absences, congés, horaires, soutien à la paie, avantages sociaux et dossiers employés rendus cohérents dans une même vue, sans ressaisie d'un système à l'autre.
Soutien aux gestionnaires
Guides de discussion, rappels de politique, notes de gestion, communications internes et plans d'action, pour que la première ligne soit épaulée le jour où elle en a besoin.
Santé, sécurité et mieux-être
Registre des accidents et des incidents, programme de prévention, travaux du comité, analyses de risques par tâche, puis l'assignation temporaire et le retour au travail. Les obligations de la CNESST au dossier plutôt que dans un cartable.
Vous demandez. Mia prépare. Vous décidez.
Vous demandez
En français, comme à votre conseillère RH.
Mia prépare
Sur vos dossiers, vos politiques et vos indicateurs, chaque signal relié à sa source.
Vous décidez
Vous révisez, approuvez, diffusez. Les décisions sensibles restent humaines.
Des séquences concrètes du cycle RH.
Mia enchaîne des étapes vérifiables et s'arrête sur votre approbation avant toute décision ou diffusion. Le pas surligné, c'est vous.
Dotation d'un poste
« combler un poste »Intégration d'un employé
« intégrer un nouvel employé »Détection de risque RH
« risques RH du mois »Plan de formation annuel
« plan de formation »Deux moments où Mia change la donne.
Le 22 septembre où le déneigement ne tient plus
Le déneigement de nuit, secteurs 1 à 4, exige un minimum de quatre personnes secouristes qualifiées, relève comprise. Les travaux publics en comptent cinq. Une carte vient à échéance le 28 août, une autre le 21 septembre. Trois semaines les séparent, et dans une liste triée par date ce ne sont que deux lignes sans lien : le 22 septembre, l'affectation passe sous son minimum, en plein avant-hiver. Mia ne suit pas des cartes, elle suit des affectations. Et elle ne sonne pas l'alarme sur des personnes : elle dit quelle séance règle quoi. Un rappel groupé des trois personnes des travaux publics, tenu le 20 août, et le déneigement tient.
Le nouvel employé qui reste
Une embauche est confirmée un vendredi. Lundi, le plan d'intégration de 90 jours est prêt : accès à ouvrir, documents à remettre, formations initiales, personnes à rencontrer, suivis à 30, 60 et 90 jours. Le gestionnaire n'improvise plus, l'employé se sent attendu, et ce que le poste exige se transmet au lieu de se deviner. Une intégration soignée, c'est un départ évité.
Le même module, six réponses différentes.
- Ressources humaines
- Moins de tâches répétitives, des suivis qui ne se perdent plus, et la capacité d'anticiper au lieu de courir après.
- Direction générale
- Une vue claire des enjeux de main-d'oeuvre, des services sous pression et des risques organisationnels, avant qu'ils arrivent au conseil.
- Gestionnaires de services
- Un appui concret pour l'intégration, la formation, les absences, les politiques et les suivis d'employés, sans attendre le retour des RH.
- Finances
- Le lien entre les enjeux humains et les chiffres : effectifs, postes vacants, heures supplémentaires, avantages sociaux, besoins budgétaires.
- Employés
- Des réponses plus rapides, un parcours d'accueil clair, et des besoins de développement qui ne se perdent plus entre deux rencontres.
- Citoyens
- Des services plus stables, livrés par des équipes complètes, formées et soutenues. La santé de l'organisation se voit au comptoir.
Ce que Mia ne fait pas.
Les dossiers RH touchent des personnes, leur santé, leur revenu et leur réputation. Voici, avant toute démonstration, ce que l'assistante ne fera jamais à votre place.
Elle ne décide pas
Embauche, fin d'emploi, mesure disciplinaire, accommodement, dossier médical : Mia peut préparer le dossier et rappeler la politique applicable, jamais trancher. La décision appartient aux personnes autorisées.
Rien ne sort sans votre approbation
Aucune communication interne, aucune lettre, aucun document n'est diffusé de sa propre initiative. Mia produit une première version, vous la révisez, vous la signez.
Elle ne rend pas d'avis juridique
L'interprétation d'une convention collective, d'un grief ou d'une obligation légale reste le rôle de vos relations de travail et de votre conseiller juridique. Mia cite le texte, elle ne l'interprète pas à leur place.
Elle ne voit pas plus que vous
Mia travaille sous vos contrôles d'accès : elle n'ouvre pas une porte que vos règles gardent fermée. Elle applique aussi la minimisation, en ne reprenant que ce qui est nécessaire à la demande. Ce qui touche au médical, au disciplinaire et à la rémunération se paramètre avec vous au démarrage.
Elle ne remplace personne
Ce que Mia retire, c'est de l'administration, pas des postes. Le module existe pour que vos équipes passent plus de temps auprès des gens et moins dans les fichiers.
Les RH, au coeur de la continuité des services.
Chaque service municipal dépend de ses équipes : recrutées, accueillies, formées, soutenues, mobilisées. Mia relie ces fils pour anticiper les risques humains et protéger la qualité du service, sans jamais remplacer le jugement des personnes.
En lien direct avec
- Direction générale
- Tous les départements
- Finances
- TI
- Santé et sécurité (CNESST)
- Syndicats et associations
- Organismes de formation
- Conseil municipal
Ce que les équipes RH nous demandent
Les ressources humaines font partie des 14 modules municipaux d'Eva.
Voyez Eva sur un de vos dossiers
30 minutes. On vous montre Eva sur un vrai dossier de votre municipalité. Vous repartez avec un plan, pas une brochure.