La mémoire officielle, enfin interrogeable.
Clara est la copilote de votre greffe. Elle relie séances, résolutions, règlements, avis publics, archives et échéanciers, retrouve une décision en quelques secondes et prépare vos documents officiels. Elle prépare, vous décidez.
Sourcé · Hébergé au Québec · Vous gardez la décision
Clara, retrouve la résolution du contrat de déneigement adopté l'an dernier.
Trouvée, résolution 2025-142, avec son dossier :
Les garanties d'un module Eva
Sourcé
Chaque réponse cite la loi, l'article et la date.
Hébergé au Québec
Vos données restent en territoire québécois, pensées pour la Loi 25.
Vous décidez
L'assistant prépare, l'humain approuve et signe.
Touchez-le maintenant, pas après la démo.
Voici l'écran que Clara ouvre pendant la conversation, avec un dossier de déneigement retracé de 2019 à 2025. Changez de section, ouvrez une décision, déplacez l'envoi de l'avis au tiers: c'est le logiciel, pas une image.
La marge d'erreur est mince, et le volume monte.
Le greffe doit garantir la conformité, la transparence et la mémoire officielle de la municipalité, tout en absorbant un volume croissant de documents, d'échéanciers et de demandes citoyennes.
Le volume monte plus vite que l'équipe
Le conseil siège au moins une fois par mois. Chaque séance ajoute son ordre du jour, ses sommaires, ses résolutions et ses pièces au dossier, et rien de tout cela ne se jette.
Les échéanciers ne pardonnent pas
Un avis de motion doit précéder l'adoption d'un règlement. Un avis public a sa date limite de publication. Une demande d'accès ouvre 20 jours, prolongeables une seule fois de 10.
Chercher dans les archives prend l'après-midi
Retrouver sur quelle base une décision a été prise il y a trois ans veut dire rouvrir les procès-verbaux, les résolutions et les règlements un par un, jusqu'à retomber sur le bon.
Trois versions du même document
Le projet, la version déposée, la version adoptée. Utiliser la mauvaise dans un avis ou une publication, c'est vicier ce qu'elle annonce, et il faut recommencer.
Toute la pression tient en trois jours
Avant la séance: l'ordre du jour, les documents, les points à valider. Après: le procès-verbal, les avis à publier, les suivis à répartir entre les services.
La mémoire officielle tient dans une tête
Quand la personne qui sait part en vacances, change d'emploi ou prend sa retraite, l'organisation perd son historique décisionnel et met des mois à le reconstituer.
- « Je ne peux pas me permettre d'oublier une échéance. »
- « Je dois retrouver rapidement une décision prise il y a plusieurs années. »
- « Les élus veulent aller vite, mais le processus doit rester conforme. »
Si rien ne change
- un avis public oublié
- la mauvaise version d'un règlement publiée
- une décision impossible à justifier
- un délai d'accès dépassé
- une pièce confidentielle diffusée
- un litige qui remonte à un dossier mal documenté
Le risque n'est pas seulement administratif. Une décision mal documentée, un avis manqué ou une archive introuvable touchent la légitimité des décisions, la confiance des élus et des citoyens, et la gouvernance de la municipalité au complet.
Interrogez vos décisions.
Clara cherche dans vos procès-verbaux, résolutions, règlements et archives comme vous le diriez à voix haute, puis répond avec la décision, sa séance et ses documents à l'appui.
Retrouve la résolution liée au contrat de déneigement adopté l'an dernier.
Résume l'historique des décisions concernant ce dossier.
Quels règlements devraient être révisés cette année?
Quelles résolutions n'ont pas encore de suivi complété?
Quels dossiers présentent un risque de non-conformité documentaire?
Liste les décisions adoptées qui concernent les travaux publics.
Une seule adresse pour tout le cycle décisionnel.
- Retrouve la résolution du contrat de déneigement adopté l'an dernier.
- Prépare un projet d'ordre du jour pour la prochaine séance.
- Résume les décisions prises lors de la dernière séance.
- Quels suivis découlent des résolutions adoptées ce mois-ci?
- Prépare une première version de procès-verbal à partir des notes de séance.
- Quels avis publics doivent être publiés cette semaine?
- Vérifie si ce projet de règlement a tous les documents avant l'adoption.
- Retrouve les politiques en vigueur sur la gestion contractuelle.
- Résume l'historique des décisions concernant ce dossier.
- Prépare une réponse citoyenne claire à partir des documents publics.
- Quels règlements devraient être révisés cette année?
- Génère un tableau de bord des échéanciers légaux et administratifs.
- Compare cette résolution avec un modèle déjà adopté.
- Identifie les documents manquants pour le prochain conseil.
- Liste les décisions adoptées qui concernent les travaux publics.
- Prépare une synthèse des règlements adoptés depuis douze mois.
- Quels dossiers présentent un risque de non-conformité documentaire?
- Classe les documents officiels de ce dossier par type et par statut.
- Prépare un sommaire exécutif pour la direction générale.
- Montre-moi les résolutions qui n'ont pas encore de suivi complété.
De l'archive à la gouvernance intelligente.
Séances du conseil
Ordres du jour, documents de séance, points à valider et suivis post-séance, préparés et reliés à chaque décision.
Documents officiels
Résolutions, procès-verbaux, avis publics et projets de règlement en premières versions soignées, prêtes à valider.
Recherche et traçabilité
Une résolution, un règlement, un historique de décision retrouvés en quelques secondes dans les archives et les procès-verbaux.
Suivi des échéanciers
Publications à venir, délais légaux, suivis en attente et règlements à réviser signalés avant qu'il soit trop tard.
Conformité documentaire
Documents manquants, avis de motion, dépôts et pièces requises vérifiés avant l'adoption, pour un dossier sans faille.
Réponses citoyennes et accès
Réponses claires et sourcées aux documents publics, avec le caviardage requis proposé au titre de la Loi sur l'accès.
Vous demandez. Clara prépare. Vous décidez.
Vous demandez
En français, comme à votre greffière.
Clara prépare
Sur vos séances, vos résolutions et vos archives, chaque décision reliée à sa source.
Vous décidez
Vous révisez, approuvez, publiez. Rien d'officiel ne sort sans vous.
Des séquences concrètes du cycle décisionnel.
Clara enchaîne des étapes vérifiables et s'arrête sur votre approbation avant toute publication officielle. Le pas surligné, c'est vous.
Préparation de séance
« préparer la séance »Suivis post-séance
« suivis de séance »Avis public d'un règlement
« avis public »Historique d'une décision
« historique de décision »Deux moments où Clara change la donne.
La décision retrouvée en 30 secondes
Un élu demande sur quelle base la Ville a octroyé un contrat il y a trois ans. Clara remonte la résolution, la séance où elle a été adoptée, le règlement qui l'encadre et les suivis qui en ont découlé, chaque pièce citée. Ce qui exigeait une heure d'archives se répond pendant la réunion, sans dépendre de la mémoire d'une seule personne.
La séance sans angle mort
Trois jours avant le conseil, Clara passe le dossier au crible : un sommaire décisionnel manque à un point, un avis de motion n'a pas été inscrit pour un règlement, une publication approche de son délai. La greffière corrige avant la séance, pas après. L'adoption tient la route, et la trace reste au dossier.
Un même dossier, six lectures différentes.
Une décision du conseil ne sert pas qu'au greffe. Chaque public y cherche autre chose, et Clara répond à partir des mêmes documents officiels.
- Le greffe
- Moins de recherche manuelle, moins de risques d'oubli, et des suivis dont la conformité se vérifie au lieu de se supposer.
- La direction générale
- Une vue claire des décisions à suivre, des échéanciers qui courent et des dossiers stratégiques à préparer.
- Le conseil municipal
- Des décisions mieux documentées, mieux préparées et plus faciles à retracer quand on les questionne.
- Les services municipaux
- L'accès direct aux résolutions, politiques et décisions qui touchent leurs opérations, sans repasser par le greffe chaque fois.
- Les affaires juridiques
- Un repérage documentaire plus rapide et des dossiers déjà rassemblés quand une validation est requise.
- Les citoyens
- Une information publique plus claire, plus cohérente et livrée dans les délais, avec le caviardage que la loi impose.
Le greffe, au coeur de la gouvernance.
Chaque décision passe par le greffe : convoquée, rédigée, publiée, conservée, suivie. Clara relie ces fils pour une gouvernance conforme et traçable, sans jamais se substituer à la décision.
En lien direct avec
- Conseil municipal
- Direction générale
- Tous les départements
- Finances
- Affaires juridiques
- Citoyens
- TI
- MRC et voisines
Ce que Clara ne fait pas.
Clara ne remplace ni le jugement professionnel du greffe, ni les validations juridiques requises. Elle réduit les oublis, accélère la recherche et structure les suivis. Le reste vous appartient.
- Elle ne publie rienAvis publics, règlements, procès-verbaux: la mise en ligne et le dépôt officiel partent de votre main, jamais de la sienne.
- Elle ne rend pas d'avis juridiqueElle repère les documents et cite ses sources. L'interprétation légale demeure celle de votre procureur et de vos affaires juridiques.
- Elle ne décide pas à la place du conseilElle prépare un projet d'ordre du jour, une résolution, une réponse. L'adoption appartient aux élus et aux personnes autorisées.
- Elle ne comble pas les videsQuand la réponse n'est pas dans vos documents, elle le dit et montre où elle a cherché, au lieu d'inventer une trace qui n'existe pas.
- Elle ne couvre pas encore tout le greffeLes séances et décisions, l'accès à l'information et les avis publics sont livrés de bout en bout. Les règlements et la codification, les procès-verbaux, les archives, les réclamations, les élections et les déclarations des élus arrivent par étapes.
Ce que les greffes nous demandent
Le greffe fait partie des 14 modules municipaux d'Eva.
Voyez Eva sur un de vos dossiers
30 minutes. On vous montre Eva sur un vrai dossier de votre municipalité. Vous repartez avec un plan, pas une brochure.