Voir les écarts avant qu'ils deviennent des problèmes.
Carole est la copilote financière de votre municipalité. Elle relie budgets, revenus, dépenses, taxation et trésorerie, chiffre les dépassements pendant qu'il reste des mois pour les corriger, et prépare vos notes au conseil. Elle prépare, vous décidez.
Sourcé · Hébergé au Québec · Vous gardez la décision
Carole, notre encaisse tient-elle toute l'année?
Une seule zone de tension, en février, avant le premier versement de taxes :
Les garanties d'un module Eva
Sourcé
Chaque réponse cite la loi, l'article et la date.
Hébergé au Québec
Vos données restent en territoire québécois, pensées pour la Loi 25.
Vous décidez
L'assistant prépare, l'humain approuve et signe.
Ouvrez le suivi budgétaire tout de suite.
Voici l'écran que Carole ouvre quand on lui demande quels services vont dépasser : 219 500 $ de dépassements projetés, répartis sur 3 fonctions de 11. Sur chaque barre, le trait blanc marque la part de l'exercice écoulée au 31 août, soit 67 % ; le déneigement est à 112 %, et c'est le seul dépassement déjà acquis. Ouvrez une fonction pour voir le budget voté, le réalisé et le projeté au 31 décembre, basculez sur « En écart », changez de section dans la colonne de gauche. C'est le logiciel, pas une image.
La municipalité, les montants et les fournisseurs sont ceux d'un jeu de démonstration : le suivi budgétaire d'un exercice en cours ne sort pas de l'hôtel de ville.
Onze sections, parce que la fonction financière est large.
Un trésorier doit reconnaître son métier au complet, pas trois fonctions isolées. Trois sections se manipulent déjà dans la démonstration ; les huit autres disent précisément ce qu'elles porteront.
Comptes à payerjouable
Les factures et ce qui bloque chacune : bon de commande dépassé, imputation manquante, litige, échéance passée.
Trésoreriejouable
La courbe d'encaisse sur douze mois, et ce qui se déplace ou ne se déplace pas dans l'échéancier.
Budget et écartsjouable
Le suivi par fonction avec le repère de l'exercice écoulé, du consommé jusqu'au projeté de fin d'année.
Taxationà venir
Comptes de taxes et versements, arrérages et intérêts, certificats de taxes pour les notaires, taxation de secteur rattachée aux règlements d'emprunt.
Subventions et programmesà venir
TECQ, PRIMEAU, FIMEAU, PAVL : soldes, échéances, réclamations préparées à partir des dépenses réelles, dépenses admissibles séparées des autres.
Dette et empruntsà venir
Règlements d'emprunt et montants encore disponibles, service de dette projeté, part à la charge de l'ensemble et part de secteur.
Immobilisations et PTIà venir
Le plan triennal et ses projets, ce qui est engagé, ce qui reste, et l'effet d'un report sur les trois années.
Approvisionnementà venir
Bons de commande et engagements, seuils d'appel d'offres et publication au SEAO, registre des contrats de plus de 25 000 $.
Grand livreà venir
Écritures et pièces justificatives, conciliation bancaire, affectations aux surplus et fonds réservés, ouverture et fermeture d'exercice.
Paieà venir
Cols bleus et personnel saisonnier, pompiers volontaires payés à l'intervention, rémunération des élus, masse salariale répartie par fonction.
Rapport financierà venir
Formulaire du MAMH prérempli depuis le grand livre, comparatifs des exercices, rapport du maire sur la situation financière.
Tout le monde veut une réponse. Il faut d'abord reconstruire l'information.
Le service des finances est sollicité en permanence pour répondre vite, et il doit presque toujours rebâtir l'information avant de pouvoir répondre avec rigueur. C'est une pression constante, et peu visible. Le vrai défi tient en une phrase : avoir la bonne information financière, au bon moment, dans le bon niveau de détail, pour prendre une décision responsable.
Les données sont ailleurs
Le budget dans un système, le réel dans un autre, la trésorerie dans un chiffrier, les engagements dans une tête. Chaque question de la direction générale commence par un export vers Excel et un rapprochement à la main.
L'écart se voit trop tard
Un poste qui dérape se lit souvent à l'automne, quand il reste deux mois pour agir et que le budget de l'an prochain est déjà en préparation. Le dépassement n'est plus une décision, c'est un constat.
La trésorerie se tient à bout de bras
Les encaissements de taxes, les quotes-parts, le service de la dette et les subventions n'arrivent pas au même rythme. Maintenir une projection d'encaisse à jour demande un travail que personne n'a le temps de refaire chaque semaine.
Les rapports mangent les échéances
Budget et programme triennal d'immobilisations à adopter en séance avant le 31 décembre, comme l'exigent la Loi sur les cités et villes et le Code municipal. Puis les états financiers à préparer, l'audit à soutenir, les notes au conseil entre-temps. Le calendrier est fixe, la charge ne l'est pas.
Les autres services demandent, encore
« Combien me reste-t-il ? », « Est-ce que ce projet rentre ? », « Où en est ma facture ? ». Chaque réponse est légitime, chaque réponse coûte une compilation, et elles arrivent toutes en même temps.
Tout repose sur quelques personnes
La logique des postes, l'histoire des écarts, les habitudes de facturation d'un fournisseur : c'est de la mémoire, pas de la documentation. Un départ, et la municipalité perd des années de contexte financier.
Je dois être rapide, mais je ne peux pas me permettre d'être approximatif.
Je passe trop de temps à compiler et pas assez à analyser.
Un écart mal expliqué peut devenir un enjeu politique.
Le budget est suivi, mais je n'ai pas toujours une vue claire des risques à venir.
Je dois protéger la rigueur financière tout en soutenant les projets.
Les élus veulent des scénarios simples, mais les impacts sont complexes.
Si rien ne change : des écarts détectés trop tard, une trésorerie mal anticipée, des rapports produits dans l'urgence, et une crédibilité qui s'use devant le conseil. Le risque n'est pas seulement financier, il touche la confiance.
Posez la question à votre budget.
Carole interroge vos budgets, vos réels, votre trésorerie et vos réserves comme vous le diriez à voix haute, puis répond avec les chiffres, les écarts et les postes à l'appui. Plus d'export vers Excel pour répondre à une question du bureau d'à côté.
La conversation et l'écran sont synchronisés. Vous demandez les services qui vont dépasser, le panneau s'ouvre sur le suivi budgétaire ; vous demandez si les revenus absorbent l'écart, il passe à la trésorerie ; vous demandez ce qui bloque aux comptes à payer, il ouvre la file des factures. Faites-lui poser les trois questions.
Quels services risquent de dépasser leur budget d'ici la fin de l'année?
Qu'est-ce qui bloque dans les comptes à payer?
Simule l'impact d'une hausse de 3 % des coûts d'entretien.
Quels revenus sont en retard par rapport aux prévisions?
Quels projets du PTI exercent la plus forte pression sur le budget?
Y a-t-il des dépenses inhabituelles ce mois-ci?
Une seule adresse pour toute la vie financière de l'année.
- Résume-moi la situation financière du mois.
- Montre-moi les écarts budgétaires les plus importants.
- Explique le dépassement au poste déneigement.
- Quels services risquent de dépasser leur budget cette année?
- Compare les dépenses réelles avec le budget adopté.
- Fais une prévision de trésorerie pour les trois prochains mois.
- Quels fournisseurs ont des paiements en attente depuis plus de 30 jours?
- Y a-t-il des dépenses inhabituelles ce mois-ci?
- Simule l'impact d'une hausse de 3 % des coûts d'entretien.
- Prépare une note au conseil sur l'évolution des revenus de taxation.
- Quels projets du PTI pèsent le plus sur notre budget?
- Simule trois scénarios de taux de taxation pour l'an prochain.
- Quels postes budgétaires faut-il surveiller cette semaine?
- Prépare une version vulgarisée du budget pour les citoyens.
- Quel est l'impact de ce projet sur la taxation, la dette et les réserves?
- Classe les dépenses par niveau de risque budgétaire.
- Quels revenus sont en retard par rapport aux prévisions?
- Prépare un sommaire des revenus, dépenses et réserves pour le comité.
- Fais un résumé financier d'une page pour la rencontre de direction.
- Prépare la liste de questions à poser avant d'autoriser cette dépense.
De la compilation à l'anticipation.
Suivi budgétaire par fonction
Consommé, engagé, marge restante et repère de l'exercice écoulé, fonction par fonction. À huit mois, le repère est 67 % : le poste qui le dépasse se voit d'un coup d'oeil.
Analyse des écarts
Le dépassement chiffré, sa cause probable, et la part déjà acquise séparée de la part encore pilotable. La note d'écart est rédigée, prête pour le comité.
Scénarios et prévisions
Taux de taxation, coûts d'entretien, hausse de 3 % sur un poste, report d'un projet : chaque hypothèse chiffrée jusqu'à son effet sur la taxation, la dette et les réserves.
Trésorerie et encaisse
Le creux d'encaisse projeté sur douze mois, le mois où il tombe, et ce qui se déplace ou ne se déplace pas : une échéance de taxation fixée par règlement ne bouge pas.
Anomalies et comptes à payer
Facture qui dépasse son bon de commande, imputation manquante, dépense inhabituelle, échéance dépassée : ce qui bloque chaque facture, dit facture par facture.
Notes et rapports vulgarisés
Sommaire exécutif, note au conseil, tableau de bord, version citoyenne du budget. Les mêmes chiffres, dits au niveau de détail de la personne qui va les lire.
Le budget des autres services
Chaque gestionnaire voit où il en est, ce qui lui reste et ce qu'un projet coûterait, sans passer par vous. Les demandes récurrentes cessent d'arriver aux finances.
Vous demandez. Carole prépare. Vous décidez.
Vous demandez
En français, comme à votre trésorière.
Carole prépare
Sur vos budgets, vos réels et vos rapports, chaque chiffre tracé à sa source.
Vous décidez
Vous révisez, approuvez, signez. Aucune écriture, aucune diffusion sans vous.
Des séquences concrètes du cycle financier.
Carole enchaîne des étapes vérifiables et s'arrête sur votre approbation avant toute sortie officielle. Le pas surligné, c'est vous.
Analyse d'écart mensuelle
« analyse des écarts »Scénarios de taxation
« scénarios de taxation »Prévision de trésorerie
« prévision de trésorerie »Contrôle des comptes à payer
« comptes à payer »Revue des anomalies
« anomalies du mois »Synthèse financière au conseil
« synthèse financière »Elle ne touche jamais à vos livres.
Carole prépare, suggère et analyse. Les décisions financières, les écritures sensibles et les communications officielles demeurent sous contrôle humain. Son rôle n'est pas de remplacer le jugement professionnel : il est de réduire la charge de compilation pour qu'il reste du temps pour l'exercer.
Aucune écriture comptable
Carole lit vos livres, elle n'y écrit pas. Aucune imputation, aucune régularisation, aucune correction n'est passée par elle.
Aucun paiement, aucun engagement
Elle prépare l'approbation d'une facture et dit ce qui la bloque. Le paiement part du lot officiel, sous la signature des personnes autorisées.
Aucune diffusion sans vous
Note au conseil, sommaire, version citoyenne du budget : le document est rédigé, jamais transmis. Vous relisez, vous corrigez, vous diffusez.
Elle ne complète pas un chiffre manquant
Quand le réel n'est pas rapproché, quand une imputation manque ou quand deux sources ne concordent pas, elle le dit et montre où elle a cherché, au lieu de produire un montant qui a l'air juste.
Deux moments où Carole change la donne.
L'écart repéré à temps
Huit mois d'exercice, et le poste déneigement affiche déjà 112 % de son budget. Carole le remonte, chiffre le dépassement à 101 800 $ d'ici le 31 décembre, relie la cause au profil des trois derniers exercices et sépare les 40 800 $ déjà sortis du reste, qui se pilote encore. La note d'écart est prête. La direction arbitre avant que ça devienne un déficit de fin d'année, pas après.
Le scénario que le conseil comprend
Le conseil veut savoir ce que coûterait le gel du taux de taxation. Carole prépare trois scénarios chiffrés : gel, indexation, scénario du plan triennal, chacun traduit en impact sur la taxation, sur la dette et sur les réserves. Une page, des chiffres clairs, sourcés. Les élus décident en comprenant les conséquences, pas en approuvant à l'aveugle.
Une même information financière, cinq lectures.
Direction financière
Moins de compilation, plus d'analyse. Les écarts remontent seuls, les rapports partent d'une première version, et la reddition de comptes s'appuie sur des chiffres traçables.
Direction générale
Une vue financière claire pour arbitrer. Ce qu'un projet coûte, ce qu'un report libère, ce que la trésorerie supporte, sans attendre le prochain rapport statique.
Conseil municipal
Des décisions mieux documentées. Trois scénarios chiffrés sur une page, en langage compréhensible, avec la source de chaque montant présentée en séance.
Services municipaux
Chaque gestionnaire voit son budget, ses écarts et sa marge de manoeuvre sans passer par les finances, et planifie ses projets sur des chiffres à jour.
Citoyens
Un budget qui s'explique. Une gestion des fonds publics plus transparente, et des services financés sur des prévisions tenues plutôt que corrigées après coup.
Les finances, au coeur de la gouvernance.
Presque chaque décision municipale a un impact financier. Les finances ne peuvent pas être un outil isolé : Carole relie le budget, les revenus, la trésorerie et les services dans une lecture cohérente, sans jamais se substituer à la décision.
En lien direct avec
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Ce que les directions financières nous demandent
Les finances font partie des 14 modules municipaux d'Eva.
Voyez Eva sur un de vos dossiers
30 minutes. On vous montre Eva sur un vrai dossier de votre municipalité. Vous repartez avec un plan, pas une brochure.